top of page
  • Writer's pictureСофія Кондрат

Як Визначити Пріоритети, Коли Постійно Немає Часу


Як Визначити Пріоритети, Коли Постійно Багато Справ

Коли тонеш у морі завдань та зобов'язань, навіть вирішити, що зробити насамперед, буває нелегко. У такій ситуації важливо прийняти, що виконати все просто фізично неможливо і виділити найголовніше. Інакше стрес і почуття провини не дадуть вам спокою.

Пріорітети це


Пріорітет — це першість у виборі від латинського prior (перший, старший). А пріоритизація це процес розстановки пріоритетів. Ну, ти й так добре знаєш, що це таке. Тільки, можливо, не зовсім розумієш, у чому полягають твої пріоритети.


Які основні пріорітети в житті мають бути?


Конкретні завдання у кожного будуть свої, але є кілька життєвих сфер, яким нам варто приділяти більше уваги. Саме вони допомагають наближатися до довгострокових цілей і додають в повсякденне життя цінності. Проте багато хто ігнорує їх місяцями, а то й роками. Намагайтеся посунути їх на перші рядки свого списку справ.


#1. Здоров'я


Розглядаючи пріорітети в житті, на жаль, здоровий спосіб життя відходить на другий план найчастіше. Ми відмовляємося від прогулянки парком та тренуванням, щоб доробити справи, або вибираємо фастфуд, щоб не витрачати час на готування.


Результати таких рішень накопичуються та починають впливати на всі сфери життя. Фастфуд не дає достатньо енергії, щоб добре працювати. Стрес і дратівливість, що виникають через те, що ми не дбаємо про себе, змушують зриватися на близьких. У результаті страждає як фізичне самопочуття, так й психічний добробут, псується емоційний стан. Тож нагадуйте собі: здоров'я — це основа всього.


#2. Сон


Підготуватися до іспитів, дописати звіт, засидітися допізна за переглядом серіалу — ми вибираємо будь-що, тільки не сон. Здається, скоротивши його, ми придбаємо кілька додаткових годин на свої справи. Але ціна за це дуже висока.


Ви, напевно, відчували на собі ефект недосипання: втома, дратівливість, неможливість зосередитися і робити щось продуктивно. Але, згідно з дослідженнями, постійний недолік відпочинку призводить до значно серйозніших проблем: від захворювань серцево-судинної системи до погіршення роботи мозку. Не нехтуйте здоровим сном.


#3. Відносини з близькими


У моменти напруги ми часто запускаємо стосунки з близькими, вважаючи, що вони нікуди не подінуться і ми просто повернемося до спілкування, коли ми матимемо більше часу. І ось ми пропускаємо концерт дитини через робочу нараду чи забуваємо привітати друга з днем народження через те, що думки зайняті справами. Такі дрібниці накопичуються і псують стосунки, а відновити їх важко.


Виділяйте час на зміцнення сімейних та дружніх зв'язків, щоб не довелося шкодувати про те, що ви пропустили. Ось кілька порад, які допоможуть у цьому:

  • Робіть перший крок. Не чекайте, доки інші щось запропонують. Будьте тим, хто підтримує зв'язок і запрошує кудись рідних і друзів.

  • Визначте собі, що ви не пропустите нізащо у світі. Колись вам неминуче доведеться зробити вибір на користь роботи чи інших обов'язків. Але мають бути й ситуації, яких не можна знехтувати, наприклад, річниця весілля або допомога другові у важку для нього хвилину.

  • Підтримуйте контакт. Усі ми зайняті, але це не привід втрачати контакт. Дзвоніть, пишіть, вітайте близьких із їхніми перемогами, висловлюйте співчуття при невдачах, дякуйте і виходьте на зв'язок просто так.


#4. Продуктивна робота


Старанна і продуктивна робота — необов'язково одне й те саме. Можна з ранку до ночі працювати, але отримувати мінімальний результат. Тому важливо діяти не просто старанно, а розумно: працювати поглиблено, концентруватися на завданнях, які допомагають зростати, у тому числі професійно. Шукайте та ставте на перше місце можливості, які дозволять вам вчитися новому та займатися тим, що вас надихає.


Що варто виключити з пріорітетів?


Щоб посунути вгору щось у списку справ, доведеться відмовитися від чогось іншого. Ось кілька варіантів занять, виключення яких звільнить ваш час та сили.


1. Соціальні мережі та поглинання контенту


Перевірити, що нового запостили в Instagram або Twitter, не повинно бути вашим пріоритетом. Ось що радить автор книги "Цифровий мінімалізм" Кел Ньюпорт:


"Зосередьтеся на невеликій кількості ретельно відібраних онлайн-дій, які підтримують ваші цінності, а все інше спокійно пропускайте".

Щоб полегшити цей процес:


  • Слідкуйте за тим, на що йде ваш час. І тому є спеціальні сервіси. Коли побачите, скільки ви витрачаєте марно, простіше буде перенаправити цей час на щось інше.

  • Ускладніть собі доступ. Видаліть програми соцмереж, щоб не заходити в них від нудьги.



2. Завдання з малою цінністю


Завжди є справи, які забирають багато часу, але не рухають нас вперед:

  • перевірити пошту та відповісти на листи;

  • прочитати накопичені повідомлення в робочих чатах;

  • зробити повторювані адміністративні завдання;

  • виконати чиєсь термінове прохання.


Подібна плинність тільки відвертає увагу від головного. Нагадуйте собі, що ви не досягнете великих цілей, якщо постійно займатиметеся тільки такими дрібницями.


3. Негативний настрій


Ми часто зациклюємося на неприємних подіях та невдачах, сумніваємось у собі або злимося на інших. Це не тільки псує настрій, а й забирає час, який можна було б витратити на зміни у житті. Використовуйте такі стратегії, щоб не застрягати у негативних думках:


  • Збирайте колекцію компліментів. Коли вам сказали щось хороше, похвалили, подякували, зробили комплімент, записуйте це в блокнот або зберігайте скріншот. При поганому настрої перечитування добрих слів допоможе відчути себе краще.

  • Слідкуйте за своїм внутрішнім діалогом. Коли помічаєте негативні думки про себе, уявляйте, що кажете подібне до близького друга чи дитини. Швидше за все, ви побачите, що дуже критичні до себе.

  • Будьте добрішими. Пам'ятайте, що люди могли завдати вам болю, бо самі переживали труднощі. Але не забувайте і про доброту до себе. Якщо відчуваєте, що людина токсична, захищайте свої межі чи припиняйте спілкування.


Як ставити важливе на перше місце?


#1. Об'єднайте всі завдання


Напевно, у вас є список робочих завдань та особистих справ, а ще в голові постійно крутяться різноманітні ідеї. Так важко зрозуміти, за що братися спочатку. Тому перший крок — це збирати всі справи в одному місці та відзначати, до якого терміну вони мають бути виконані. Для цього можна використовувати папір або тулзи типу Trello і Todoist.


#2. Позбавляйтеся відволікаючих факторів


Заблокуйте доступ до сайтів, які забирають багато часу. Це можна зробити на цілий день або на певний проміжок, коли вам потрібно попрацювати не відволікаючись. Якщо вам це не варіант, хоча б відключіть зайві повідомлення.


#3. Не піддавайтеся бажанню перейти на щось нове


Завжди буде нова ідея чи завдання, яким хочеться зайнятися. Але, переключаючись з одного на інше, ви не просунетеся в тому, що робите. Навіть якщо вам стало нудно, дайте початому шанс. Не кидайте одну звичку за тиждень, щоб пробувати іншу. Не беріться за новий проєкт, доки не закінчили поточний.


#4. Розрізняйте важливі та термінові справи


Зазвичай ми насамперед приділяємо увагу завданням із палаючими термінами, навіть якщо самі собою вони менш важливі для нас. А ось такі заходи, як зателефонувати бабусі чи сходити на прогулянку, не потрапляють у пріоритети, хоча вони якраз роблять життя збалансованим та дарують цінні спогади.


Щоб розподіляти справи за важливістю, використовуйте матрицю Ейзенхауера. У ній чотири категорії:


Матриця Ейзенхауера

  • Термінове і важливе: цінні для вас завдання, які потрібно виконати якнайшвидше.

  • Нетермінове, але важливе: завдання, які допомагають розвиватися, їх потрібно внести до календаря.

  • Термінове, але неважливе: завдання, які можна делегувати комусь іншому.

  • Нетермінове та неважливе: завдання, від яких треба відмовитись.


Намагайтеся якнайбільше займатися важливими справами, а неважливі — мінімізувати.


#5. Керуйте не часом, а своєю енергією


Для цього потрібно визначити, коли ви найпродуктивніші, і розподіляти завдання виходячи зі свого рівня енергії. Наприклад:


  • Якщо ви жайворонок, ставте важливі справи на ранок, коли у вас найбільше сил.

  • Якщо ви сова, займайтеся проєктами, які вимагають концентрації вечорами.

  • Якщо у вас маленькі діти, ваш продуктивний час випадає на моменти, коли вони сплять або за ними наглядає хтось інший. Використовуйте ці проміжки для пріоритетних справ.


#6. Складіть список своїх зобов'язань


Ми часто беремо на себе занадто багато, попри те, що наші сили та час обмежені. Тому періодично корисно проводити ревізію своїх зобов'язань:


  • Складіть максимально докладний список того, на що ви витрачаєте час.

  • Розділіть ці справи за категоріями: кар'єра, сім'я, захоплення тощо.

  • Вирішіть, скільки часу у відсотковому співвідношенні хотіли б витрачати на кожну категорію.

  • Скоротіть кількість менш важливих обов'язків, щоб вистачало ресурсів на найважливіші.

  • Щодня складайте список справ, враховуючи головні категорії.


#7. Прагніть якнайшвидше «з'їсти жабу»


Під жабою мається на увазі найскладніша чи неприємна справа на день. Наприклад, попрацювати над проєктом, який ви мрієте зробити, зайнятися спортом, написати тисячу слів для майбутньої книги. Зазвичай подібні справи хочеться відкласти на потім, але краще виконати в першу чергу.


Так ви просунетеся вперед, а все інше протягом дня даватиметься легше. Якщо «з'їдати по жабі» щодня, поступово ви досягнете великих результатів.


#8. Розподіляйте завдання по блокам


Це допоможе будувати графік виходячи з пріоритетів і не гаяти час, перемикаючись з одного на інше. Ось як працює метод:


  • Складіть список справ на день.

  • Розподіліть однотипні завдання по блоках, наприклад «Робота з поштою», «Написання тексту», «Зустрічі».

  • Порахуйте скільки часу піде на кожен блок.

  • Додайте блоки до календаря один за одним.

  • Переходьте до наступного лише коли закінчили попередній.

  • При необхідності рухайте блоки у календарі.


Намагайтеся, щоб кожен день принаймні один із блоків був присвячений вашим пріоритетам.

bottom of page